„Schlechte Zahlungsmoral „ –  Kardinalsfrage: „Wie gehe ich mit säumigen Zahlern um?“

Leider kennt wohl jedes Unternehmen die Problematik, dass Kunden nicht oder zu spät bezahlen oder  gar nicht zahlen. Als „worst case“ führt dies zu einem Liquiditätsengpass bei mittelständischen und vor allem Klein- Unternehmen. Dies für das betroffenen Unternehmen oder den Kleinbetrieb, dass dieser wiederum selbst in Schwierigkeiten kommt, seine Rechnungen bezahlen zu können. Daher ist es entscheidend, im Betrieb ein kon­sequentes Mahnwesen zu etablieren. Wie allerdings sieht so etwas aus? Was muss ich beachten, wenn Kunden nicht be­zahlen, und welche Möglichkeiten habe ich, die säumigen Kunden an die Zahlung zu erinnern und meinen Anspruch letztendlich durchzusetzen?

GRUNDSÄTZLICHES

Zunächst einmal ist es wichtig, dass die Rechnungsstellung möglichst unmittelbar im Anschluss an die Leistungserbringung erfolgt, um nicht bereits an dieser Stelle unnötig Zeit zu verlieren. Üblich ist es daher bei großen Aufträgen auch, erbrachte Teilleistungen in Rechnung zu stellen, also entsprechende Abschlagszahlungen zu verlangen.

Welche Angaben aber muss eine Rechnung überhaupt enthalten? Der Rechnungssteller muss Name und An­schrift seines Unternehmens sowie des Leistungsempfängers angeben. Außerdem die Steuernummer bzw. die Umsatzsteueridentifikationsnummer, das Rechnungsdatum sowie die Rechnungsnummer (fortlaufende einmalige Rechnungs­nummer). Zudem muss der Rechnung der Leistungszeitpunkt zu ent­nehmen sein, also der Tag bzw. bei länger dauernden Arbei­ten der Zeitraum der Leistungserbringung. Dies kann auch die Kalenderwoche sein, in der die neue Heizungsanlage eingebaut wurde. Wird eine Leistung in regelmäßigen Ab­ständen durchgeführt, genügt die Angabe, für welchen Leis­tungszeitraum die Arbeit erfolgt. Da kann es ausreichend sein „Wartung der Heizung 2017“ als zeitliche Angabe festzulegen. Um sicherzugehen, dass die Rechnung auch fällig wird, kann zudem der Tag der Abnahme auf der Rechnung angegeben werden. Eine Abnahme ist nämlich in der Regel Vorausset­zung für eine wirksame Rechnungsstellung. Entscheidend ist natürlich auch, die gelieferten Produkte, deren Menge sowie die Arbeitsleistung genau zu bezeichnen.

Außerdem sollte der Rechnung zu entnehmen sein, innerhalb welcher Frist sie bezahlt werden muss. Der letzte Tag sollte dabei möglichst auf einen Werktag fallen, damit keine Beson­derheiten gelten. Nach Ablauf dieser Frist kommt der Kunde in Verzug (ab dann fallen also zusätzlich Zinsen an). Wurde auf der Rechnung kein Zahlungsziel festgelegt, kommt der Kunde 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Ein Verbraucher muss auf diesen Umstand allerdings auf der Rechnung hingewiesen werden! Andernfalls tritt kein Verzug ein. Der Schuldner kommt dann spätestens mit der Mahnung in Verzug. Handelt es sich um einen Verbraucher, sollte dieser immer, auch wenn eine konkrete Zahlungsfrist angegeben ist, auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass er bei Nichtzahlung der Rechnung innerhalb der gesetz­ten Frist in Verzug gerät.